Bonjour!
Commençons par le commencement, une base de données est un conteneur informatique de données qualifiées par des métadonnées permettant de décrire des informations (exemple : 16/5/2007 est une donnée, cad une valeur sans signification qui doit être associée à une métadonnée porteuse de sens (par exemple "Date d'investiture du président de la république" de manière à constituer une information : la date d'investiture du président de la république élu en 2007).
En règle générale, les informations à stocker dans une base de données sont connues intuitivement, sans réelle structuration. Ainsi, les informations à traiter ne sont pas suffisamment normalisées pour pouvoir être exploitées efficacement par un système informatique.
Afin d'aboutir à une base de données, les informations vont être modélisées sous la forme d'un modèle conceptuel de données. Le modèle conceptuel de données représente de manière structurée le périmètre de métadonnées décrivant l'ensemble des informations à stocker dans la base de données. Il ne s'agit pas d'un modèle informatique : l'objectif poursuivi ici consiste exclusivement à définir les métadonnées composant les informations à traiter. C'est dans ce modèle que son définis notamment :
- les entités (groupement d'informations existant de manière autonome. Par exemple un produit, une commande)
- les associations entre les entités (par exemple, une ligne de commande n'existe pas en tant que tel, c'est le résultat de l'association entre un produit et une commande, complétée de certaines informations comme la quantité commandée)
- les cardinalités des associations (exemple : un produit peut-il être associé à plusieurs commandes, une commande peut-elle contenir plusieurs produits, un produit peut-il figurer plusieurs fois dans une commande, etc...)
Toutes les informations caractérisant les entités ou les associations sont définies par leurs métadonnées (sens de la valeur stockée, nature de la valeur stockée numérique/date/chaine, etc...)
De ce modèle conceptuel sera produit un modèle physique qui représentera les objets de base de données permettant de stocker les informations à traiter. Les métadonnées constituent les caractéristiques des objets de base de données (tables, champs, clés, index, etc...). Le modèle physique est un modèle informatique : il est la représentation de ce que seront les objets informatiques de la base de données.
La base de données est ensuite créée à partir du modèle physique. Cette création consiste à créer :
- des tables constituées de champs. Un champ correspond à une information. La définition du champ étant la métadonnée de l'information. Les tables sont des ensembles de champs (par exemple, une table produit pourrait regrouper les champs relatifs au nom du produit et à sa référence en catalogue). A titre d'exemple uniquement, une feuille excel dans laquelle tu définis des noms de colonne (métadonnées) est une ébauche de table
- des index : objets techniques permettant de trouver plus vite des informations dans la base de données. L'analogie est parfaite avec l'index d'un livre.
- des clés : les clés sont des index un peu spéciaux permettant de s'assurer de l'unicité des informations enregistrées. Ces objets sont très importants car ils permettent de s'assurer de l'unicité de l'information stockée puis, dans un second temps de décrire les cardinalités (exemple : si une règle dit qu'une commande doit concerner au minimum deux produits différents, il est impératif de pouvoir s'assurer qu'une commande qui aurait deux lignes concerne effectivement deux produits et qu'elle ne contient pas deux lignes relatives au même produit)
Une fois arrivé à ce stade, on peut enfin commencer à entrer des données dans la base. On peut le faire à la main en ouvrant les tables mais c'est carrément galère. Par conséquent, on utilise des applications, c'est à dire des représentations graphiques de la base de données. Il s'agit ici des formulaires. Un formulaire est une représentation graphique dynamique des informations en celà qu'il associe des zones de saisie (ou d'affichage) de valeurs associées à des libellés descriptifs (les métadonnées). Le formulaire sert aussi bien à afficher des informations qu'à les saisir.
Les requêtes sont des objets d'interrogation de la base de données. Elles servent éventuellement à extraire les données à afficher dans un formulaire. Elles servent également à produire des résultats agrégés (par exemple le nombre de commandes). Enfin, certaines d'entre elles permettent de modifier les données (insertion, moification, mise à jour).
In fine, un SGBD est un logiciel apte à assumer les fonctions suivantes :
- enregistrer des métadonnées sous la forme de structure de base de données
- enregistrer des informations en permettant la saisie de données mises en relation avec les métadonnées
- produire les résultats d'interrogations formulées sous la forme de requêtes
Ainsi, les formulaires ne sont pas à proprement parler des objets de base de données. Access regroupe en fait deux fonctionnalités usuellement dissociées :
- le SGBD
- un environnement graphique d'exploitation de la base de données
Pour ce qui est d'Excel, bien qu'il existe des fonctions de base de données dans Excel, La destination de ce produit est complètement différente. Dans Access, tu peux définir des métadonnées complètes (sens, nature de l'information, éventuellement valeurs acceptables), tu peux représenter des associations entre les entités, tu peux positionner des clés afin de garantir l'intégrité des informations stockées. Tout celà est impossible de manière fiable dans Excel : typiquement, tu peux définir qu'une cellule est affichée comme une date mais pour Excel, elle restera un nombre. D'ailleurs, si tu saisis un nombre dans une cellule qui doit être affichées en tant que date, Excel convertit la valeur saisie en la date correspondante : travestissement de l'information ?
En revanche, Excel est particulièrement puissant pour faire du calcul. Bien que certaines fonctions de calcul sont intégrées dans Access, la production d'un écart type à une moyenne pondérée sur Access est beaucoup plus compliqué à réaliser que sous Excel.
En conclusion Excel vs Access : Excel pour le calcul, Access pour le stockage structuré d'informations.